Notuleren met Copilot: wat het kan, wat het kost en wat als je geen Teams gebruikt (2026)

“Notuleren met Copilot” is de meest gezochte AI-notuleervraag in Nederland na “notuleren met AI” zelf, en de meeste antwoorden op internet zijn cursusaanbiedingen. Deze gids is de praktische versie: wat je nodig hebt, de vier stappen in Teams, wat je mist zonder transcriptie, wat het per notulist kost, en de twee vragen die Google het vaakst stelt: kan het zonder Teams, en kan het bij een fysieke vergadering.

Wat je nodig hebt

Voorwaarde	Wat Microsoft zegt (stand 9 september 2026)
Licentie	Microsoft 365 Copilot als losse licentie bovenop een Microsoft 365-abonnement. Bedrijven (tot 300 gebruikers): €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, tot en met 31 december 2026 in de aanbieding voor €15,60; €21,84 bij maandelijkse betaling. Enterprise: €26,00 per gebruiker per maand bij jaarbetaling. Bundels met Business Standard (€20,36) of Business Premium (€27,73) bestaan ook
Wie de licentie nodig heeft	De deelnemer die Copilot gebruikt. De organisator kan de Copilot-instelling van de vergadering ook zonder eigen licentie zetten
Instelling van de vergadering	De organisator kiest in de vergaderopties: “Tijdens en na de vergadering”, “Alleen tijdens de vergadering” of “Uit”
Transcriptie	Niet nodig om Copilot tijdens de vergadering te openen; wél nodig om na afloop vragen te stellen en de samenvatting te krijgen
Waar het niet werkt	In vergaderingen die door een andere organisatie worden gehost; buiten Teams

De losse Copilot Chat (het gratis chatvenster in Microsoft 365) is niet hetzelfde: die kan een tekst samenvatten die je plakt, maar zit niet in je vergadering en heeft geen toegang tot het transcript.

1. Zet transcriptie aan bij de start van de vergadering

Klik in de vergaderbalk op Meer (de drie puntjes), kies Opnemen en transcriberen en dan Transcriptie starten. Controleer de gesproken taal in het transcriptiepaneel: staat die op Engels terwijl er Nederlands wordt gesproken, dan zijn transcript én samenvatting waardeloos. Alle deelnemers zien een melding dat de transcriptie loopt.

Doe dit als eerste, niet halverwege. Copilot vat samen op basis van het transcript, en wat vóór het starten is gezegd, bestaat voor Copilot niet. Opnemen is niet verplicht; transcriptie alleen is genoeg voor de samenvatting achteraf.

2. Open Copilot tijdens de vergadering

Klik in de vergaderbalk op het Copilot-pictogram. Rechts opent een venster waarin je vragen stelt over wat er tot nu toe is gezegd. De prompts die het meeste opleveren:

• “Vat de vergadering tot nu toe samen” (bij binnenkomen als je te laat bent).
• “Welke besluiten zijn er genomen?”
• “Welke actiepunten zijn er en wie is eigenaar?”
• “Wat vond [naam] van het voorstel?”
• “Welke vragen zijn nog niet beantwoord?”

Copilot noemt daarbij wie wat heeft gezegd. Dat maakt het bruikbaar als tweede notulist die je halverwege kunt vragen om een tussenstand, zonder dat je zelf ophoudt met luisteren.

3. Haal na afloop de samenvatting op via het tabblad Samenvatting

Open de vergadering in de Teams-agenda of de chat en klik op Samenvatting. Met transcriptie aan staat daar de opname als die is gemaakt, het transcript, de gedeelde bestanden, en met een Copilot- of Teams Premium-licentie de intelligente samenvatting: door AI gegenereerde notities, actiepunten, hoofdstukken per onderwerp en markeringen op de momenten dat jouw naam viel. Copilot blijft er beschikbaar voor vervolgvragen.

De notities kun je kopiëren of naar Word en Excel exporteren, tenzij een vertrouwelijkheidslabel of kopieerbeperking dat blokkeert. Bij terugkerende vergaderingen verdwijnt de Copilot-chatgeschiedenis van een sessie zodra een latere sessie wordt getranscribeerd, dus haal op wat je nodig hebt vóór de volgende keer.

4. Maak er notulen van

De samenvatting van Copilot is een gespreksverslag in chronologische volgorde, geen notulen. Voor het document dat de deur uit gaat:

1. Zet de vaste koppen: aanwezig en afwezig, datum, agendapunten, besluiten, actiepunten met eigenaar en datum, volgende vergadering. Een uitgewerkt voorbeeld staat in notulen voorbeeld en template.
2. Plak de AI-notities onder de agendapunten en de actiepunten in de actielijst. Heb je Copilot in Word, dan kun je het transcript daar ook laten herschrijven: “Maak van dit transcript notulen met de koppen Besproken, Besluiten en Actiepunten; verzin niets dat er niet in staat.”
3. Controleer de besluiten en actiepunten tegen het transcript. Taalmodellen maken van een voorstel soms een besluit en van een suggestie een actiepunt; dat is precies waar notulen op worden afgerekend.

Copilot zonder transcriptie: wat je dan mist

De organisator kan Copilot ook aanzetten zonder transcriptie of opname, en Copilot maakt dan tijdens de vergadering notities en taken. Het verschil zit ná de vergadering: zonder transcript is Copilot niet beschikbaar op het tabblad Samenvatting, dus geen vervolgvragen en geen samenvatting achteraf. Wat je tijdens de vergadering hebt gevraagd, bewaar je zelf. De prompts en antwoorden kunnen wel volgens het bewaarbeleid van je organisatie in de compliance-omgeving van Microsoft 365 worden bewaard.

Deze stand is bedoeld voor gesprekken waarin deelnemers geen transcript willen. Voor notuleren is hij te mager; zet transcriptie aan en kondig het aan.

Notuleren met Copilot zonder Teams

De meest gestelde vervolgvraag, en het antwoord is kort: Copilot notuleert alleen in Teams. Er is geen Copilot-app die een gesprek aan tafel of een Zoom-vergadering opneemt. Wat wél kan:

Situatie	Werkbare route
Vergadering in Zoom of Google Meet	De transcriptie van die tool zelf, of een opname-app; daarna het transcript in Copilot (Word of Copilot Chat) laten samenvatten
Fysieke vergadering, je hebt Microsoft 365	Transcriberen in Word: neem op in Word of upload de opname (300 minuten per maand), en laat Copilot in Word het transcript samenvatten tot notulen. Zie transcriberen in Word
Fysieke vergadering, je wilt één stap	TalkMark: opnemen met de app op tafel, na afloop transcript met sprekers plus samenvatting, besluiten en actiepunten, zonder Teams en zonder Copilot-licentie
Hybride: deel in de zaal, deel online	Een laptop in de zaal in de Teams-vergadering met transcriptie aan werkt, maar de zaalmicrofoon bepaalt de kwaliteit; TalkMark neemt het tabblad van het overleg op en hoort de zaal via de laptopmicrofoon

Kan Copilot een fysieke vergadering notuleren?

Niet rechtstreeks. De omweg via Teams werkt: start op een laptop in de vergaderzaal een Teams-vergadering (“Nu vergaderen”), zet transcriptie aan en laat de laptop meeluisteren. Met een goede vergadermicrofoon is het resultaat bruikbaar; met een laptopmicrofoon op twee meter van zes pratende mensen niet. En deelnemers zonder Teams-account zien geen melding, dus zeg vooraf dat er wordt getranscribeerd.

De tweede omweg is Word: Transcriberen in Word neemt op met de laptopmicrofoon of verwerkt een opname van je telefoon, en Copilot in Word maakt er een samenvatting van. Twee stappen, wel binnen je Microsoft-omgeving.

Wie dit vaker doet, is met een tool die voor de fysieke vergadering is gebouwd sneller klaar. Fysieke vergaderingen notuleren met AI zet de opties naast elkaar, met de microfoontips die het verschil maken.

Copilot of ChatGPT voor notuleren?

Ze doen verschillende dingen. Copilot zit in Teams en heeft toegang tot het transcript zonder dat je iets hoeft te plakken; ChatGPT heeft geen toegang tot je vergadering, tenzij je op een Mac ChatGPT Record gebruikt (betaald abonnement, werkt het beste in het Engels). Voor het schrijven van notulen uit een transcript dat je plakt, doen beide het goed.

Het verschil dat telt is waar de tekst heen gaat. Copilot verwerkt binnen je Microsoft 365-omgeving onder de voorwaarden van je organisatie; de consumentenversie van ChatGPT stuurt je invoer naar OpenAI en kan die voor training gebruiken als je dat niet uitzet. Voor een teamoverleg maakt dat weinig uit, voor een cliënt- of HR-gesprek wel. Meer over de mogelijkheden en grenzen van ChatGPT in kan ChatGPT transcriberen.

Wat notuleren met Copilot kost

Per gebruiker per maand	Prijs	Wat je ervoor krijgt
Microsoft 365 Copilot Bedrijven (jaar)	€18,20; tot en met 31-12-2026 €15,60	Copilot in Teams, Word, Excel, Outlook; bovenop je Microsoft 365-abonnement; maximaal 300 gebruikers
Microsoft 365 Copilot Bedrijven (maand)	€21,84	Idem, maandelijks opzegbaar
Microsoft 365 Copilot (enterprise, jaar)	€26,00	Idem, voor E3, E5 en vergelijkbare licenties
Teams Premium	Aparte betaalde add-on	Intelligente samenvatting in Teams zonder de rest van Copilot
TalkMark Basis	€9,99 inclusief btw, per maand opzegbaar	400 minuten opnemen en transcriberen, fysiek of online, samenvatting inbegrepen; besluiten en actiepunten vanaf Pro (€19,99)

Copilot is per notulist dus twee tot drie keer de prijs van TalkMark, maar het koopt meer dan notuleren: Copilot in Outlook, Word en Excel zit erbij. Heeft je organisatie de licentie al, dan is notuleren in Teams een van de beste toepassingen ervan. Koop je hem alleen om te notuleren, dan betaal je voor functies die je niet gebruikt, en blijft de fysieke vergadering onopgelost.

Wanneer Copilot de betere keuze is

• Je vergadert vrijwel alleen in Teams, binnen je eigen organisatie, en de Copilot-licentie is er al.
• Je wilt tijdens de vergadering vragen stellen (“wat vond Sanne hiervan?”) en niet alleen achteraf een verslag.
• Je organisatie eist dat alles binnen de Microsoft 365-omgeving blijft.

Wanneer TalkMark de betere keuze is

• Je vergadert (ook) fysiek, hybride, in Zoom of Google Meet, of met externe partijen die de vergadering hosten.
• Je wilt per persoon minder betalen en geen licentie voor Outlook en Excel meekopen.
• Je wilt een model dat op Nederlandse spreektaal is gemeten (94,7% mediaan, methode gepubliceerd), EU-opslag en een verwerkersovereenkomst naar Nederlands recht, zonder afhankelijkheid van de tenant-instellingen van de organisator.

Bronnen. de Microsoft-ondersteuningspagina’s “Vergaderingen inhalen met Microsoft Copilot in Teams”, “Copilot gebruiken zonder een Teams-vergadering te transcriberen of op te nemen” en “Samenvatting in Microsoft Teams”, en de prijspagina’s van Microsoft 365 Copilot voor bedrijven en enterprise, gelezen op 9 september 2026; TalkMark-cijfers van de nauwkeurigheidspagina en de prijzenpagina. Microsoft wijzigt licenties, prijzen en functies regelmatig; controleer de actuele stand bij Microsoft.

Veelgestelde Vragen

Kan ik notuleren met Copilot zonder Teams te gebruiken? Nee, niet rechtstreeks: Copilot notuleert alleen in Teams-vergaderingen. Zonder Teams laat je een andere tool het gesprek transcriberen (Transcriberen in Word, de transcriptie van Zoom of Meet, of TalkMark) en gebruik je Copilot in Word of Copilot Chat om het transcript samen te vatten. TalkMark levert de samenvatting met besluiten en actiepunten meteen mee.

Kan Copilot een fysieke vergadering notuleren? Alleen via een omweg: een laptop in de zaal in een Teams-vergadering met transcriptie aan, of opnemen met Transcriberen in Word en de tekst door Copilot laten samenvatten. De kwaliteit hangt dan af van de microfoon in de zaal. Een app die op tafel opneemt en zelf transcribeert en samenvat, zoals TalkMark, is voor fysieke vergaderingen de kortere route.

Kan AI een vergadering notuleren? Ja. In Teams doet Copilot dat op basis van de transcriptie, met een samenvatting, actiepunten en antwoorden op vragen tijdens en na de vergadering. Buiten Teams doen tools als TalkMark hetzelfde voor fysieke en online vergaderingen. Controleer in alle gevallen de besluiten en actiepunten tegen het transcript: AI maakt van een voorstel soms een besluit.

Wat is beter voor notuleren, ChatGPT of Copilot? Copilot, als je in Teams vergadert en de licentie hebt: het heeft toegang tot het transcript en werkt binnen je Microsoft 365-omgeving. ChatGPT heeft geen toegang tot je vergadering (behalve met Record op de Mac, dat het beste in het Engels werkt) en verwerkt je tekst bij OpenAI. Voor het herschrijven van een geplakt transcript naar notulen doen beide het goed.

Wat kost notuleren met Copilot? Een Microsoft 365 Copilot-licentie bovenop je Microsoft 365-abonnement: Bedrijven €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling (tot en met 31 december 2026 €15,60) of €21,84 per maand, enterprise €26,00 per gebruiker per maand bij jaarbetaling. Prijzen gecontroleerd op 9 september 2026 op de prijspagina’s van Microsoft. Ter vergelijking: TalkMark Basis kost €9,99 per maand inclusief btw.

Moet transcriptie aanstaan om met Copilot te notuleren? Voor de samenvatting en de vragen na afloop wel: zonder transcriptie is Copilot na de vergadering niet beschikbaar op het tabblad Samenvatting. Tijdens de vergadering kan Copilot ook zonder transcriptie notities en taken maken, maar die moet je dan zelf bewaren.

Werkt Copilot in het Nederlands? Ja, Nederlands hoort bij de talen die Microsoft 365 Copilot ondersteunt, en de transcriptie in Teams kent Nederlands. Zet de gesproken taal in het transcriptiepaneel wel op Nederlands; met de verkeerde taal is de samenvatting onbruikbaar. Een nauwkeurigheidsmeting voor Nederlands publiceert Microsoft niet.

Kan Copilot een vergadering samenvatten die al voorbij is? Alleen als er tijdens de vergadering is getranscribeerd of opgenomen. Is dat niet gebeurd, dan is er geen transcript en dus geen samenvatting; Copilot kan niets reconstrueren uit de chat of de agenda-uitnodiging.