Beveiligings- en privacyoverzicht

Versie 1.0 | 17 juni 2026 | TalkMark / Securyflex B.V.

Dit overzicht beschrijft op hoofdlijnen hoe TalkMark omgaat met de beveiliging en verwerking van uw gegevens. Het is bedoeld als toelichting voor zakelijke gebruikers, waaronder advocaten en notarissen, en vormt een aanvulling op de verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) en het privacybeleid. Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend die verder gaan dan de verwerkersovereenkomst.

1. Hosting en dataopslag

• Uw opnames, transcripties en accountgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie, te Frankfurt, Duitsland (Supabase op AWS EU-Central).
• Betaalgegevens worden verwerkt door Mollie B.V. te Amsterdam, Nederland.
• Transactionele e-mail en websitestatistiek (zie het subverwerkersregister) verwerken geen audio of transcripties.

2. Verwerking en AI

• Spraak-naar-tekst voor langere en grotere opnames verloopt via AssemblyAI in haar EU-regio te Dublin, Ierland. AssemblyAI Inc. is statutair gevestigd in de Verenigde Staten, waarvoor Standard Contractual Clauses (SCC's) van toepassing zijn.
• AI-samenvattingen, gespreksanalyse en transcriptie van kortere fragmenten verlopen via OpenAI Ireland Limited, onder verwerkersovereenkomst en met zero data retention waar beschikbaar.
• Wij gebruiken uitsluitend zakelijke API-diensten van deze verwerkers, niet hun consumentenproducten.

3. Versleuteling

• Versleuteld tijdens transport: TLS 1.3.
• Versleuteld in opslag: AES-256 (at rest).

TalkMark biedt versleuteling in transport en in opslag. Wij bieden geen end-to-end encryptie: om transcriptie en AI-analyse mogelijk te maken worden gegevens bij de verwerker tijdelijk in leesbare vorm verwerkt.

4. Toegangsbeheer

• Gegevens zijn per gebruiker gescheiden via Row Level Security (RLS) op databaseniveau.
• Toegang tot productiesystemen is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de dienstverlening en met sterke authenticatie beveiligd.

5. AI-training en dataretentie

• TalkMark gebruikt uw audio en transcripties niet om eigen AI-modellen te trainen.
• Onze AI-verwerkers gebruiken uw gegevens contractueel evenmin voor het trainen van hun modellen; zero data retention wordt toegepast waar de verwerker dit beschikbaar stelt.
• U kunt opnames en transcripties op elk moment permanent verwijderen. Verwijderde gegevens worden binnen 30 dagen ook uit de back-ups verwijderd.

6. Subverwerkersregister

Wijzigingen in subverwerkers worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd, conform de verwerkersovereenkomst.

7. Certificeringen

TalkMark (Securyflex B.V.) beschikt zelf niet over een ISO 27001- of SOC 2-certificering. De onderliggende infrastructuur en AI-verwerking verlopen via verwerkers die wel gecertificeerd zijn:

• Supabase: SOC 2 Type II
• OpenAI: ISO 27001
• AssemblyAI: SOC 2 Type II
• Mollie: PCI DSS Level 1

Op aanvraag stellen wij de publiek beschikbare attestaties van deze verwerkers ter beschikking.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

• Opnames, transcripties en samenvattingen: bewaard tot u ze verwijdert.
• Accountgegevens: tot 30 dagen na beëindiging (met uitzondering van wettelijke bewaarplichten, zoals 7 jaar voor facturen).
• Back-ups: maximaal 30 dagen.
• Technische logs: maximaal 90 dagen.

9. Datalekken

TalkMark meldt beveiligingsincidenten die mogelijk betrekking hebben op verwerkte persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking, aan de verwerkingsverantwoordelijke.

10. Documenten

• Verwerkersovereenkomst (AVG art. 28)
• Privacy-melding voor cliënten (AVG art. 13)
• Privacybeleid
• GDPR-overzicht

11. Contact

Voor vragen over beveiliging of privacy: privacy@talkmarkapp.com