Beveiligings- en privacyoverzicht

Versie 1.2 | 14 oktober 2026 | TalkMark / Securyflex B.V.

Dit overzicht beschrijft op hoofdlijnen hoe TalkMark omgaat met de beveiliging en verwerking van uw gegevens. Het is bedoeld als toelichting voor zakelijke gebruikers, waaronder advocaten en notarissen, en vormt een aanvulling op de verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) en het privacybeleid. Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend die verder gaan dan de verwerkersovereenkomst.

1. Hosting en dataopslag

• Uw opnames, transcripties en accountgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie, te Stockholm, Zweden (Supabase op AWS, regio eu-north-1).
• Betaalgegevens worden verwerkt door Mollie B.V. te Amsterdam, Nederland.
• Transactionele e-mail en websitestatistiek (zie het subverwerkersregister) verwerken geen audio of transcripties.

2. Verwerking en AI

• Spraak-naar-tekst verloopt hoofdzakelijk via AssemblyAI in haar EU-regio. Dit is de primaire transcriptieleverancier: circa 97% van alle opnames wordt hier verwerkt, inclusief sprekerherkenning. AssemblyAI Inc. is statutair gevestigd in de Verenigde Staten, waarvoor Standard Contractual Clauses (SCC's) van toepassing zijn.
• Na afloop van de verwerking geeft TalkMark AssemblyAI een verwijderopdracht voor het transcript; audio die via hun uploadfunctie is aangeleverd, wordt daarbij mee verwijderd. Mislukte opdrachten worden automatisch herhaald en vastgelegd. Opnames die niet volledig worden verwerkt, worden uiterlijk 72 uur na aanbieden bij AssemblyAI verwijderd. In ons AssemblyAI-account is de opt-out voor modeltraining geactiveerd.
• Transcriptie van korte opnames (circa 3% van het totaal), tekstcorrectie, AI-samenvattingen en gespreksanalyse verlopen via OpenAI Ireland Limited, in een project met EU-dataresidentie, onder verwerkersovereenkomst en met zero data retention waar beschikbaar.
• Wij gebruiken uitsluitend zakelijke API-diensten van deze verwerkers, niet hun consumentenproducten.

3. Versleuteling

• Versleuteld tijdens transport: TLS 1.3.
• Versleuteld in opslag: AES-256 (at rest).

TalkMark biedt versleuteling in transport en in opslag. Wij bieden geen end-to-end encryptie: om transcriptie en AI-analyse mogelijk te maken worden gegevens bij de verwerker tijdelijk in leesbare vorm verwerkt.

4. Toegangsbeheer

• Gegevens zijn per gebruiker gescheiden via Row Level Security (RLS) op databaseniveau.
• Toegang tot productiesystemen is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de dienstverlening en met sterke authenticatie beveiligd.

5. AI-training en dataretentie

• TalkMark gebruikt uw audio en transcripties niet om eigen AI-modellen te trainen.
• Onze AI-verwerkers gebruiken uw gegevens contractueel evenmin voor het trainen van hun modellen; zero data retention wordt toegepast waar de verwerker dit beschikbaar stelt.
• U kunt opnames en transcripties op elk moment permanent verwijderen. De gegevens worden dan direct uit de actieve omgeving verwijderd. Voor verwijdering uit onze back-upomgeving kunt u een verzoek indienen via privacy@talkmarkapp.com.

6. Subverwerkersregister

Daarnaast zijn er optionele koppelingen die u zelf activeert (Notion, HubSpot, Microsoft OneNote/SharePoint/Teams, Google Calendar, Zapier en eigen webhooks). Zonder activering gaan er geen gegevens naar die partijen. Zie artikel 5.2 van de verwerkersovereenkomst.

Wijzigingen in subverwerkers worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd, conform de verwerkersovereenkomst.

7. Certificeringen

TalkMark (Securyflex B.V.) beschikt zelf niet over een ISO 27001- of SOC 2-certificering. De onderliggende infrastructuur en AI-verwerking verlopen via verwerkers die wel gecertificeerd zijn:

• Supabase: SOC 2 Type II
• OpenAI: ISO 27001
• AssemblyAI: SOC 2 Type II
• Mollie: PCI DSS Level 1

Op aanvraag stellen wij de publiek beschikbare attestaties van deze verwerkers ter beschikking.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

• Opnames, transcripties en samenvattingen: bewaard zolang uw abonnement loopt, of tot u ze zelf verwijdert.
• Opnames bij een verlopen proefperiode: gearchiveerd 14 dagen na afloop van de proefperiode en definitief verwijderd op dag 90.
• Accountgegevens: tot 30 dagen na beëindiging (met uitzondering van wettelijke bewaarplichten, zoals 7 jaar voor facturen).
• Technische logs: maximaal 90 dagen.
• Bij AssemblyAI (spraak-naar-tekst): verwijderd direct na de verwerking, uiterlijk 72 uur na aanbieden als de verwerking niet afrondt, en doorgaans binnen 15 minuten nadat u een opname in TalkMark verwijdert. Als vangnet geldt in ons AssemblyAI-account een bewaartermijn van 3 dagen.
• Back-ups: kopieën in de back-upomgeving worden bewaard voor herstel na calamiteiten. Verwijdering daaruit voeren wij op verzoek uit, zie punt 5.

9. Datalekken

TalkMark meldt beveiligingsincidenten die mogelijk betrekking hebben op verwerkte persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking, aan de verwerkingsverantwoordelijke.

10. Documenten

• Verwerkersovereenkomst (AVG art. 28)
• Privacy-melding voor cliënten (AVG art. 13)
• Privacybeleid
• GDPR-overzicht

11. Contact

Voor vragen over beveiliging of privacy: privacy@talkmarkapp.com