GDPR Compliant Transcriptie Software Nederland | Complete Gids 2025 🔒

Transcriptie van audio kan gevoelige informatie bevatten - van klantgesprekken tot medische notities. Voor Nederlandse bedrijven is GDPR-compliance niet optioneel, maar verplicht. In deze gids (bijgewerkt december 2025) leggen we uit wat je moet weten over GDPR en transcriptie.

Wat is de GDPR/AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG in Nederlands, GDPR internationaal) is Europese wetgeving die privacy beschermt sinds mei 2018.

Toepassingsgebied:

• Van toepassing op alle organisaties die persoonsgegevens verwerken
• Beschermt burgers binnen de Europese Unie
• Garandeert vrij verkeer van persoonsgegevens binnen de EU

Kernprincipes

1. Rechtmatigheid: Duidelijke rechtsgrond voor data verwerking
2. Doelbinding: Data alleen gebruiken waarvoor het verzameld is
3. Dataminimalisatie: Niet meer data dan nodig
4. Juistheid: Data moet correct en up-to-date zijn
5. Opslagbeperking: Niet langer bewaren dan nodig
6. Integriteit en vertrouwelijkheid: Data moet beveiligd zijn

Wanneer is transcriptie GDPR-relevant?

Niet alle transcripties vallen onder GDPR. Het hangt af van wat je transcribeert:

✅ GDPR van toepassing bij:

• Klantgesprekken (sales calls, support)
• HR-interviews en sollicitatiegesprekken
• Medische consulten en patiëntgesprekken
• Juridische gesprekken (advocaten, notarissen)
• Personeelsbeoordelingen
• Zakelijke meetings met persoonlijke data

❌ GDPR niet van toepassing bij:

• Podcasts zonder persoonlijke data
• Publieke speeches en presentaties
• Fictieve content (verhalen, scripts)
• Academische lezingen zonder persoonsgegevens

Regel van duim: Als de audio stemmen, namen of andere persoonlijke informatie bevat, valt het onder GDPR.

Rechtsgronden voor Transcriptie

Voor GDPR-compliance moet je een geldige rechtsgrond hebben volgens Art. 6 AVG. Hier zijn de vier belangrijkste rechtsgronden voor transcriptie:

1. Toestemming (Art. 6(1)(a))

1.1 Wanneer toestemming gebruiken?

Optionele transcriptie waarbij je expliciete toestemming nodig hebt:

• Podcast interviews en media content
• Onderzoek interviews
• Trainingssessies (indien niet verplicht)
• Persoonlijke notities van gesprekken

1.2 Vereisten voor geldige toestemming

• Vrijwillig: Geen druk of dwang
• Geïnformeerd: Duidelijke uitleg over doel en gebruik
• Specifiek: Precies aangeven wat er getranscribeerd wordt
• Expliciet: Actieve handeling vereist (geen stilzwijgen)
• Intrekbaar: Makkelijk terug te trekken zonder consequenties

Template voor toestemming: “Mogen we dit gesprek opnemen en transcriberen voor [doel]? Je kunt deze toestemming elk moment intrekken door [methode].“

2. Uitvoering Overeenkomst (Art. 6(1)(b))

2.1 Wanneer contractuele basis gebruiken?

Transcriptie is noodzakelijk voor uitvoering van een contract:

• Klantenservice gesprekken voor support afhandeling
• Zakelijke meetings voor officiele notulen
• Juridische consultaties voor dossier vorming
• HR-gesprekken voor personeelsadministratie

2.2 Praktische implementatie

• Geen aparte toestemming nodig: Transcriptie is onderdeel van de service
• Transparantie: Betrokkenen moeten wel weten dat transcriptie plaatsvindt
• Proportionaliteit: Alleen noodzakelijke data transcriberen

3. Wettelijke Verplichting

Art. 6(1)(c): Wettelijke verplichting

Transcriptie is verplicht door wet- of regelgeving wanneer er juridische of compliance vereisten gelden.

Wettelijke verplichting geldt bij:

• Juridische procedures: Rechtbank verlangt transcripties
• Financiële compliance: Banken moeten gesprekken bewaren
• Medische dossiers: Ziekenhuizen moeten consulten documenteren
• Arbeidsrecht: Specifieke HR-gesprekken moeten vastgelegd worden

3.2 Bewijsvereisten

• Wettelijke basis: Verwijs naar specifieke wetgeving
• Documentatie: Bewaar de wettelijke vereisten
• Minimalisatie: Transcribeer alleen wat wettelijk verplicht is

4. Gerechtvaardigd Belang (Art. 6(1)(f))

4.1 Wanneer gerechtvaardigd belang gebruiken?

Transcriptie is noodzakelijk voor legitiem bedrijfsbelang:

• Kwaliteitsverbetering: Trainingen en coaching analyseren
• Kwaliteitscontrole: Service gesprekken reviewen
• Bedrijfsvoering: Processen optimaliseren
• Veiligheid: Security analyses en incidentonderzoek

4.2 Belangenafweging (Belangrijk!)

Let op: Bij gerechtvaardigd belang moet je altijd een belangenafweging maken:

• Bedrijfsbelang: Waarom is transcriptie noodzakelijk?
• Privacybelang: Hoe weegt dit op tegen de privacy?
• Alternatieven: Zijn er minder privacy-gevoelige oplossingen?
• Proportionaliteit: Is de inperking van privacy proportioneel?

4.3 Praktijkvoorbeelden

• Goed: Sales coaching om team performance te verbeteren
• Slecht: Alle gesprekken opnemen “voor het geval dat”
• Goed: Klantenservice review voor service verbetering
• Slecht: Employees continu monitoren zonder specifieke reden

Data opslag: EU vs niet-EU

Een van de grootste GDPR-risico’s bij transcriptie is de locatie van dataopslag.

Risico’s van niet-EU opslag

Veel internationale transcriptie apps slaan data op in de VS (bijv. Otter.ai, Rev).

❌ Grote problemen met VS opslag:

• Privacy Shield ongeldig: Privacy Shield is ongeldig verklaard (2020)
• US Cloud Act: Amerikaanse overheid heeft toegang tot data
• Compliance complex: Moeilijker GDPR-compliance aan te tonen
• Trage reactietijden: Langere doorlooptijden bij data verzoeken

Voordelen van EU opslag

✅ TalkMark gebruikt EU servers (Frankfurt, Duitsland):

• Automatische GDPR: GDPR automatisch van toepassing
• Snelle reactietijden: Kortere doorlooptijden voor data verzoeken
• Geen dataoverdracht: Geen internationale data transfers
• Juridische bescherming: Betere bescherming onder Europese wetgeving

Praktische tip: Vraag altijd een transcriptie app: “Waar wordt mijn data opgeslagen?” Als het antwoord “VS” of “wereldwijd” is, wees extra voorzichtig.

Privacyrechten van Betrokkenen

De GDPR geeft mensen 8 fundamentele rechten. Als je transcribeert, moet je deze rechten systematisch faciliteren:

1. Recht op Informatie (Art. 13-14 AVG)

1.1 Wat moeten betrokkenen weten?

Personen moeten volledig geïnformeerd worden over transcriptie:

• Doel: Waarom transcribeer je gesprekken?
• Rechtsgrond: Op welke basis gebeurt dit?
• Verwerker: Wie voert de transcriptie uit?
• Bewaartermijn: Hoe lang blijft data bewaard?
• Rechten: Welke rechten heeft de betrokkene?

1.2 Praktische implementatie

Template voor gespreksbegin: “Dit gesprek wordt opgenomen en getranscribeerd voor [doel]. Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van [rechtsgrond]. Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je data. Meer informatie vind je in onze privacy policy.”

2. Recht op Inzage (Art. 15 AVG)

Wat mogen mensen vragen?

Betrokkenen kunnen vragen: “Welke transcripties hebben jullie van mij?”

Inzage omvat:

• Complete kopie van alle transcripties
• Metadata (datum, tijdstip, duur)
• Doel van verwerking
• Met wie gedeeld (indien van toepassing)

Praktische implementatie

Technische vereisten:

• Automatische export: Gebruiker kan data zelf downloaden
• Bewijslast: Je moet aantonen welke data je hebt
• Tijdslimiet: Reageren binnen 30 dagen
• Gratis: Geen kosten voor inzageverzoeken

TalkMark implementatie: Gebruikers klikken op “Exporteer mijn data” en ontvangen een complete ZIP-file met alle transcripties.

3. Recht op Correctie (Art. 16 AVG)

3.1 Wanneer correctie nodig?

• Foutieve transcriptie: Spraak-naar-text fouten
• Verouderde data: Contactinformatie gewijzigd
• Onjuiste metadata: Verkeerde datum of locatie
• Onvolledige data: Mist context of relevante informatie

3.2 Praktische implementatie

• Bewerkfunctie: Direct in transcriptie bewerken
• Versiebeheer: Houd oude versie voor bewijs
• Validatie: Controleer of correctie redelijk is
• Notificatie: Informeer derden als data gecorrigeerd is

4. Recht op Verwijdering (“Recht om Vergeten te Worden”) (Art. 17 AVG)

4.1 Wanneer verwijdering verplicht is?

• Toestemming ingetrokken: Geen rechtsgrond meer
• Doel bereikt: Transcriptie niet meer nodig
• Onrechtmatig verwerking: Geen geldige basis
• Wettelijke verplichting: Specifieke bewaartermijn verstreken

4.2 Praktische implementatie

• Permanent delete: Volledige verwijdering inclusief backups
• Verwerkingstop: Direct stoppen met nieuwe verwerking
• Derden informeren: Vraag verwijdering bij externe partijen
• Bewijs: Documenteer dat verwijdering heeft plaatsgevonden

TalkMark implementatie: “Permanent verwijderen” functie - data is definitief weg binnen 30 dagen.

5-8. Overige Rechten

5. Recht op Beperking van Verwerking (Art. 18 AVG)

• Wanneer: Dispuut over rechtmatigheid of juistheid
• Implementatie: Data markeren als “beperkt”
• Effect: Alleen opslaan, niet gebruiken of delen

6. Recht op Data Portabiliteit (Art. 20 AVG)

• Wat: Data in machine-leesbaar formaat
• Formaat: JSON, CSV, XML
• Doel: Makkelijk overstappen naar andere dienst

7. Recht van Bezwaar (Art. 21 AVG)

• Wanneer: Gerechtvaardigd belang als rechtsgrond
• Gronden: Specifieke persoonlijke situatie
• Effect: Verwerking stoppen tenzij dwingende gronden

8. Rechten betreffende Geautomatiseerde Besluitvorming (Art. 22 AVG)

• Relevant: AI-gestuurde transcriptie en analyse
• Rechten: Menselijke tussenkomst, mening uiten
• Implementatie: Handmatige review optie aanbieden

Verwerkingsprotocol voor Rechtenverzoeken

Standaardprocedure

1. Identificatie: Verifieer identiteit van aanvrager
2. Analyse: Bepaal welke rechten van toepassing zijn
3. Uitvoering: Voer verzoek uit binnen wettelijke termijnen
4. Communicatie: Informeer aanvrager over resultaat
5. Documentatie: Bewaar het volledige proces

Tijdlijnen

• Reactietijd: Binnen 30 dagen (verlenging mogelijk tot 90 dagen)
• Meldingsplicht: Informeer binnen 1 maand over vertraging
• Administratie: Bewaar alle rechtenverzoeken 1 jaar

Beveiliging van transcripties

GDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen. Verwerkersovereenkomst is vooral belangrijk voor advocaten en juridische compliance.

Technische beveiliging

✅ Minimum vereisten:

• Encryptie in transit: HTTPS/TLS 1.3
• Encryptie at rest: AES-256 of hoger
• Toegangscontrole: Alleen geautoriseerde personen
• Logging: Wie heeft toegang tot welke transcripties?

TalkMark implementeert:

• End-to-end encryptie
• Row Level Security (RLS) - je ziet alleen jouw eigen data
• Automatische backups (encrypted)
• 2FA authenticatie (optioneel)

Organisatorische maatregelen

• Privacy policy: Publiceer wat je doet met data
• Data breach protocol: Plan voor als het misgaat
• Training: Medewerkers weten hoe om te gaan met data
• Verwerkersovereenkomsten: Met externe diensten (zoals TalkMark)

Data Verwerkersovereenkomst (DPA)

Als je een transcriptie-app gebruikt, is dat juridisch een “verwerker”. Je moet een Data Processing Agreement (DPA) hebben.

Wat moet in een DPA?

• Welke data wordt verwerkt
• Doel van verwerking
• Duur van verwerking
• Beveiliging maatregelen
• Sub-verwerkers (bijv. OpenAI voor AI)
• Wat gebeurt bij beëindiging

TalkMark: Wij bieden standaard een DPA voor BUSINESS klanten. Download template.

Bewaartermijnen voor Transcripties

GDPR vereist dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld (Art. 5 AVG).

Wettelijke Bewaartermijnen

Juridische Sector

• Advocaten en notarissen: 7 jaar (wettelijk)
• Rechters en rechtbanken: Permanent in sommige gevallen
• Arbeidsrecht: 2 jaar na einde dienstverband (wettelijk)

Financiële Sector

• Banken en verzekeraars: 5-7 jaar (AFW regelgeving)
• Accountants: 7 jaar (wettelijke administratieplicht)
• Belastingdienst: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

Medische Sector

• Ziekenhuizen: 20 jaar (WGBO)
• Huisartsen: 15 jaar (medisch dossier)
• GGZ instellingen: 15-20 jaar afhankelijk van behandeling

Zakelijke Bewaartermijnen

Klantgerichte Communicatie

• Sales calls: 1 jaar na afloop contract
• Support gesprekken: 1 jaar na oplossen issue
• Complaint handling: 3 jaar na afhandeling

Interne Bedrijfsvoering

• Team meetings: 1 jaar (kwaliteitsdoeleinden)
• Trainingssessies: 2 jaar (competentieontwikkeling)
• Performance reviews: 3 jaar na beoordelingscyclus

HR en Personeelszaken

• Sollicitatiegesprekken: 6 maanden (indien niet aangenomen)
• Functioneringsgesprekken: 2 jaar na uitdiensttreding
• Ongevallen/Arbogesprekken: 7 jaar (ARBO wetgeving)

Implementatie van Bewaartermijnen

1. Automatisatie

• Instelling per project: Kies bewaartermijn bij aanmaken
• Automatische verwijdering: Systeem verwijdert automatisch na termijn
• Notificaties: Waarschuwing voorafgaand aan verwijdering

2. Categorisatiesysteem

**Categorieën**:
- Kort: 30 dagen - 1 jaar (tijdelijk project)
- Medium: 1-3 jaar (klantrelaties)
- Lang: 5-7 jaar (compliance, legal)
- Permanent: Indien wettelijk verplicht

3. Verlengingsprocedures

• Documentatie: Waarom wordt data langer bewaard?
• Toestemming: expliciete verlengingstoestemming indien nodig
• Review: Periodieke evaluatie van noodzaak

TalkMark Implementatie:

• Gratis: 30 dagen automatisch verwijderen
• BASIS: 1 jaar bewaartermijn
• PRO: 5 jaar bewaartermijn
• BUSINESS: Custom bewaartermijnen (self-service)

Exceptionele Bewaarsituaties

Wanneer langer bewaren is toegestaan

1. Wettelijke verplichting: Specifieke wetgeving vereist langere termijn
2. Juridische procedures: Lopende geschillen of onderzoeken
3. Historisch/archief: Belangrijk cultureel of historisch belang
4. Wetenschappelijk onderzoek: Anoniem gemaakt voor onderzoek

Voorwaarden voor uitzonderingen

• Noodzaak: Duidelijke motivatie waarom langer bewaren nodig is
• Minimalisatie: Alleen relevante data langer bewaren
• Beveiliging: Extra beschermingsmaatregelen
• Transparantie: Betrokkenen informeren over langere bewaring

Praktisch Stappenplan

Stap 1: Inventariseer

• Welke soort transcripties heb je?
• Welke rechtsgrond is van toepassing?
• Welke bewaartermijnen gelden?

Stap 2: Categoriseer

• Stel bewaarcategorieën vast
• Automatiseer per categorie
• Documenteer keuzes

Stap 3: Implementeer

• Configureer automatische verwijdering
• Stel notificaties in
• Maak procedures voor uitzonderingen

Stap 4: Monitor

• Periodieke review van bewaartermijnen
• Controle van automatische verwijdering
• Aanpassing bij wetgewijzigingen

Boetes en handhaving

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan forse boetes opleggen volgens GDPR Article 83:

• Maximaal €20 miljoen of 4% jaaromzet (wat hoger is)
• Gemiddelde boete in NL: €250.000 - €500.000

Recent voorbeeld: Booking.com kreeg €475.000 boete voor late melding datalek. Vergelijk verschillende transcriptie tools op GDPR-compliance.

Checklist: GDPR-compliant transcriberen

✅ Voordat je transcribeert:

• Heb ik een rechtsgrond? (toestemming/overeenkomst/wettelijk)
• Heb ik betrokkenen geïnformeerd?
• Is transcriptie echt nodig voor mijn doel?

✅ Bij kiezen transcriptie-tool:

• EU data opslag?
• Encryptie (transit + rest)?
• Privacy policy beschikbaar?
• DPA beschikbaar?
• GDPR-rechten faciliteren (export, delete)?

✅ Na transcriptie:

• Data beveiligd opgeslagen?
• Toegang beperkt tot nodig hebbenden?
• Bewaartermijn ingesteld?
• Proces voor data verzoeken?

Conclusie

GDPR en transcriptie hoeven niet ingewikkeld te zijn. Focus op deze zes kernpunten:

Essentiële GDPR principes

1. Rechtsgrond: Weet waarom je transcribeert
2. Informeer: Betrokkenen moeten weten dat je transcribeert
3. EU opslag: Vermijd niet-EU servers voor data
4. Beveilig: Encryptie is essentieel voor bescherming
5. Faciliteer rechten: Export, delete, correctie mogelijkheden
6. Beperk bewaartermijn: Niet langer bewaren dan nodig

TalkMark zorgt voor compliance

Wij zijn 100% GDPR-compliant met:

• EU servers in Frankfurt, Duitsland
• DPA beschikbaar voor alle klanten
• Alle privacy rechten gefaciliteerd
• Automatische bewaartermijnen

Voor juridische professionals: Lees meer over AI transcriptie voor advocaten met specifieke features voor juridische praktijken.

Start GDPR-compliant transcriberen ❌†’

---

Juridisch advies nodig? Raadpleeg een privacy-advocaat. Deze gids is informatief, geen juridisch advies.

Vragen over GDPR? Contact privacy team

---

Over het team: TalkMark is een Nederlands bedrijf gespecialiseerd in AI-transcriptie. Wij combineren diepe kennis van Nederlandse taal met geavanceerde spraaktechnologie om professionals te helpen hun gesprekken om te zetten in waardevolle tekst. Onze content is gebaseerd op onderzoek, gebruikersfeedback en praktische ervaring met transcriptie-workflows.

Bekijk alle privacy en compliance features van TalkMark.