GDPR en Transcriptie: Complete Gids voor Nederlandse Bedrijven

Transcriptie van audio kan gevoelige informatie bevatten - van klantgesprekken tot medische notities. Voor Nederlandse bedrijven is GDPR-compliance niet optioneel, maar verplicht. In deze gids leggen we uit wat je moet weten over GDPR en transcriptie.

Wat is de GDPR/AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG in Nederlands, GDPR internationaal) is Europese wetgeving die privacy beschermt sinds mei 2018.

Kernprincipes

1. Rechtmatigheid: Duidelijke rechtsgrond voor data verwerking
2. Doelbinding: Data alleen gebruiken waarvoor het verzameld is
3. Dataminimalisatie: Niet meer data dan nodig
4. Juistheid: Data moet correct en up-to-date zijn
5. Opslagbeperking: Niet langer bewaren dan nodig
6. Integriteit en vertrouwelijkheid: Data moet beveiligd zijn

Wanneer is transcriptie GDPR-relevant?

Niet alle transcripties vallen onder GDPR. Het hangt af van wat je transcribeert:

✅ GDPR van toepassing bij:

• Klantgesprekken (sales calls, support)
• HR-interviews en sollicitatiegesprekken
• Medische consulten en patiëntgesprekken
• Juridische gesprekken (advocaten, notarissen)
• Personeelsbeoordelingen
• Zakelijke meetings met persoonlijke data

❌Œ GDPR niet van toepassing bij:

• Podcasts zonder persoonlijke data
• Publieke speeches en presentaties
• Fictieve content (verhalen, scripts)
• Academische lezingen zonder persoonsgegevens

Regel van duim: Als de audio stemmen, namen of andere persoonlijke informatie bevat, valt het onder GDPR.

Rechtsgrond voor transcriptie

Voor GDPR-compliance moet je een geldige rechtsgrond hebben. De meest voorkomende:

1. Toestemming (Art. 6(1)(a))

Wanneer: Optionele transcriptie, bijv. podcast interviews

Vereisten:

• Expliciete toestemming vooraf vragen
• Uitleggen wat je met transcriptie doet
• Toestemming moet vrijelijk gegeven kunnen worden
• Makkelijk intrekbaar

Voorbeeld:

“Mogen we dit interview transcriberen en publiceren op onze website? Je kunt deze toestemming elk moment intrekken.”

2. Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b))

Wanneer: Transcriptie nodig voor contractuele verplichtingen

Voorbeelden:

• Klantenservice gesprekken voor support
• Zakelijke meetings voor notulen
• Juridische consultaties voor dossier

Geen aparte toestemming nodig - transcriptie is onderdeel van de service.

3. Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c))

Wanneer: Wet vereist transcriptie

Voorbeelden:

• Juridische procedures (rechtbanken)
• Financiële compliance (banken)
• Medische dossiers (ziekenhuizen)

4. Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f))

Wanneer: Transcriptie nodig voor legitiem bedrijfsbelang

Voorbeelden:

• Interne trainingen verbeteren
• Kwaliteitscontrole
• Bedrijfsvoering optimaliseren

Let op: Moet afgewogen worden tegen privacy van betrokkenen.

Data opslag: EU vs niet-EU

Een van de grootste GDPR-risico’s bij transcriptie: waar wordt de data opgeslagen?

Risico’s van niet-EU opslag

Veel internationale transcriptie apps slaan data op in de VS (bijv. Otter.ai, Rev):

❌Œ Problemen:

• Privacy Shield is ongeldig verklaard (2020)
• US Cloud Act geeft overheid toegang tot data
• Moeilijker GDPR-compliance aan te tonen
• Langere reactietijden bij data verzoeken

Voordelen van EU opslag

✅ TalkMark gebruikt EU servers (Frankfurt, Duitsland):

• GDPR automatisch van toepassing
• Kortere reactietijden
• Geen internationale data transfers
• Betere juridische bescherming

Tip: Vraag altijd een transcriptie app: “Waar wordt mijn data opgeslagen?” Als het antwoord “VS” of “wereldwijd” is, wees voorzichtig.

Privacyrechten van betrokkenen

De GDPR geeft mensen 8 rechten. Als je transcribeert, moet je deze rechten faciliteren:

1. Recht op informatie

Personen moeten weten dat je transcribeert en waarom.

Praktisch: Melding bij begin gesprek: “Dit gesprek wordt opgenomen en getranscribeerd voor [doel].“

2. Recht op inzage

Mensen kunnen vragen: “Welke transcripties hebben jullie van mij?”

Praktisch: TalkMark biedt export functie - download al je data in 1 klik.

3. Recht op correctie

Fouten in transcriptie moeten gerectificeerd kunnen worden.

Praktisch: Bewerk transcripties, of markeer correcties.

4. Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”)

Mensen kunnen vragen hun data te verwijderen.

Praktisch: TalkMark biedt permanent delete functie - data is weg binnen 30 dagen.

5-8. Overige rechten

• Beperking verwerking
• Data portabiliteit
• Bezwaar maken
• Geautomatiseerde besluitvorming

Reactietijd: Binnen 30 dagen moet je reageren op verzoeken.

Beveiliging van transcripties

GDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen. Verwerkersovereenkomst is vooral belangrijk voor advocaten en juridische compliance.

Technische beveiliging

✅ Minimum vereisten:

• Encryptie in transit: HTTPS/TLS 1.3
• Encryptie at rest: AES-256 of hoger
• Toegangscontrole: Alleen geautoriseerde personen
• Logging: Wie heeft toegang tot welke transcripties?

TalkMark implementeert:

• End-to-end encryptie
• Row Level Security (RLS) - je ziet alleen jouw eigen data
• Automatische backups (encrypted)
• 2FA authenticatie (optioneel)

Organisatorische maatregelen

• Privacy policy: Publiceer wat je doet met data
• Data breach protocol: Plan voor als het misgaat
• Training: Medewerkers weten hoe om te gaan met data
• Verwerkersovereenkomsten: Met externe diensten (zoals TalkMark)

Data Verwerkersovereenkomst (DPA)

Als je een transcriptie-app gebruikt, is dat juridisch een “verwerker”. Je moet een Data Processing Agreement (DPA) hebben.

Wat moet in een DPA?

• Welke data wordt verwerkt
• Doel van verwerking
• Duur van verwerking
• Beveiliging maatregelen
• Sub-verwerkers (bijv. OpenAI voor AI)
• Wat gebeurt bij beëindiging

TalkMark: Wij bieden standaard een DPA voor BUSINESS klanten. Download template.

Bewaartermijnen

GDPR: bewaar data niet langer dan nodig.

Aanbevolen termijnen

• Klantenservice: 1 jaar na oplossen issue
• Zakelijke meetings: 1-5 jaar (afhankelijk van type)
• HR-documenten: 2 jaar na uitdiensttreding
• Juridisch: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn) - zie juridische bewaartermijnen
• Medisch: 20 jaar (wettelijke bewaartermijn)

TalkMark plannen:

• Gratis: 30 dagen geschiedenis
• BASIS: 1 jaar
• PRO: 5 jaar
• BUSINESS: Onbeperkt (zelf beheren)

Boetes en handhaving

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan forse boetes opleggen volgens GDPR Article 83:

• Maximaal €20 miljoen of 4% jaaromzet (wat hoger is)
• Gemiddelde boete in NL: €250.000 - €500.000

Recent voorbeeld: Booking.com kreeg €475.000 boete voor late melding datalek. Vergelijk verschillende transcriptie tools op GDPR-compliance.

Checklist: GDPR-compliant transcriberen

✅ Voordat je transcribeert:

• Heb ik een rechtsgrond? (toestemming/overeenkomst/wettelijk)
• Heb ik betrokkenen geïnformeerd?
• Is transcriptie echt nodig voor mijn doel?

✅ Bij kiezen transcriptie-tool:

• EU data opslag?
• Encryptie (transit + rest)?
• Privacy policy beschikbaar?
• DPA beschikbaar?
• GDPR-rechten faciliteren (export, delete)?

✅ Na transcriptie:

• Data beveiligd opgeslagen?
• Toegang beperkt tot nodig hebbenden?
• Bewaartermijn ingesteld?
• Proces voor data verzoeken?

Conclusie

GDPR en transcriptie hoeven niet ingewikkeld te zijn. Onthoud:

1. Rechtsgrond: Weet waarom je transcribeert
2. Informeer: Betrokkenen weten ervan
3. EU opslag: Vermijd niet-EU servers
4. Beveilig: Encryptie is essentieel
5. Faciliteer rechten: Export, delete, correctie
6. Beperk bewaartermijn: Niet langer dan nodig

TalkMark helpt: Wij zijn 100% GDPR-compliant, EU servers, DPA beschikbaar, en faciliteren alle privacy rechten.

Start GDPR-compliant transcriberen ❌†’

---

Juridisch advies nodig? Raadpleeg een privacy-advocaat. Deze gids is informatief, geen juridisch advies.

Vragen over GDPR? Contact privacy team

---

Over het team: TalkMark is een Nederlands bedrijf gespecialiseerd in AI-transcriptie. Wij combineren diepe kennis van Nederlandse taal met geavanceerde spraaktechnologie om professionals te helpen hun gesprekken om te zetten in waardevolle tekst. Onze content is gebaseerd op onderzoek, gebruikersfeedback en praktische ervaring met transcriptie-workflows.

Bekijk alle privacy en compliance features van TalkMark.